Beheer van onderwijsmateriaal bij VOHA: systemen, procedures, mensen
Onderwijsadvieselement 71
2008
verouderd
status: MUSEUM
info:
Bart Thoonen realiseerde in twee jaar tijds een goed lopend
systeem voor het beheer en het gebruik van het onderwijsmateriaal van
zijn instituut. We presenteren hier het resultaat - plus de weg er
naar toe. Een interessante
casus voor andere onderwijsontwikkelteams.
Interview
Probleemstelling: materiaalbeheer
Analyse van de behoefte
De 'armemensenoplossing': eigen serverruimte
Surfgroepen, Sharepoint, Intranet
Schermafbeeldingen
Links
Colofon
Deze publicatie is met name bedoeld voor docenten en anderen
die in een team werken aan de ontwikkeling van onderwijsmateriaal dat online ontsloten wordt.
Het betreft een specifieke casus, maar veel
van de overwegingen zijn algemener van aard.
Interview met Bart Thoonen
Waarom is dit een 'elegante' oplossing voor het materiaalbeheer?
"De constructie die we opgezet hebben, lost een groot deel van
de problemen op: problemen die door de docenten en studenten onderkend waren.
Daardoor is er veel draagvlak. Verder maken we alvast gebruik van een
systeem (Sharepoint) waar iedereen bij ons over enige tijd sowieso mee gaat
werken omdat ons nieuwe Intranet erop gebaseerd is."
Kun je aangeven wat die materiaalbeheerproblemen waren?
"Er was eigenlijk geen materiaalbeheer. Docenten gebruikten een mix
van collectieve onderwijsmaterialen en hun eigen opdrachten, bronnen, powerpoints, etcetera.
Die plaatsten ze ze her en der in Blackboardcourses. Niemand had zicht op wat in welke
versie waar stond, terwijl wel hetzelfde materiaal in verscheidene
cursussen gebruikt wordt. Daarnaast liep het materiaal erg uiteen in
uiterlijk, technische kwaliteit, naamgeving en metadatering. Voor onze
cursisten was er nog een groot probleem: er was geen
zoekmogelijkheid."
En Sharepoint van Surfgroepen loste al die problemen op?
"De software is maar een deel van de oplossing. Minstens zo belangrijk
zijn de mensen die het materiaal schrijven, redigeren, onderhouden en
publiceren. En dus hun vaardigheden. En niet in de laatste plaats:
duidelijke procedures die door alle betrokkenen onderschreven worden."
Noem eens een belangrijk leerpunt voor anderen die in hetzelfde
schuitje zitten
"Houd rekening met de context waarin je zit. In ons geval: een klein
instituut in een grote faculteit. Die faculteit heeft zijn eigen
problemen en plannen - en tijdschalen - en daar verander je niet veel
aan; dat zijn een soort randvoorwaarden. Daarbinnen moet je dan weer
voortvarend optreden. En dat gaat alleen als de leiding van je instituut
daar vol achter staat."
Kunnen anderen je oplossing zo overnemen?
"Natuurlijk! Maar het is maar de vraag of het goed gaat. Dit werkt bij
óns omdat we een overzichtelijk instituut zijn, vooral gericht op onderwijs,
met docenten die materiaalkwaliteit belangrijk vinden, en met capabele
mensen op de juiste plaatsen. En misschien ook wel omdat we gezamenlijk
naar deze oplossing toegegroeid zijn. "
Dr. Bart Thoonen is vakdocent aan de Vervolgopleiding tot Huisarts (VOHA)
van het UMC St. Radboud.
De VOHA verzorgt o.a. onderwijs aan huisartsen in opleiding die één dag studietijd
in de week combineren met hun werk in een huisartsenpraktijk.
Zo'n 35 mensen dragen als docent of anderszins bij aan het onderwijs.
Naast zijn onderzoek en inhoudelijk docentschap heeft Bart Thoonen een
taak als coördinator en interne trainer rond onderwijs en ICT.
1.
Probleemstelling: materiaalbeheer
Een zelfstandig werkende docent heeft in het algemeen weinig
problemen met materiaalbeheer. Hij maakt zijn onderwijsmateriaal zelf,
publiceert het zoals het uitkomt (op papier, in Blackboard, op eigen
serverruimte ergens), en zorgt er ook zelf voor dat de studenten het
kunnen vinden. Doorgaans heeft zo'n 'eenmanszaak' een kaart in zijn
hoofd waardoor hij gemakkelijk bestanden op zijn eigen computer terug
kan vinden en nieuwe versies ook goed over oudere heen weet te zetten.
Mondelinge toelichtingen compenseren eventuele gebreken.
Dat verandert als docenten in teams gaan werken. Bij het
uitvoeren van het onderwijs gebruiken ze elkaars materiaal; misschien
maken ze er eigen versies van, en wellicht sturen ze die weer terug naar
de schrijver. Studenten moeten vanuit verschillende cursussen hetzelfde
materiaal kunnen gebruiken - het moet dus ook op een vindbare manier
voor hen ontsloten worden. Nieuwe versies moeten op de juiste plekken
terecht komen, maar misschien soms ook wel niet omdat het tentamen nog
over de oude versie gaat.
In afstandsonderwijs wordt dit nog een slag ingewikkelder:
zelfstandig studerende studenten zijn veel sterker van het
onderwijsmateriaal afhankelijk. Docenten kunnen niet meer even in het
wekelijkse college wat rechtzetten of extra materiaal uitdelen. Er
worden daarom hogere eisen aan het materiaal gesteld.
Flexibilisering van onderwijs doet er nog een schepje bovenop.
Onderwijsmateriaal dat voor doelstelling X, doelgroep Y, in context Z
gemaakt is, moet heel ergens anders ook bruikbaar zijn. Studenten uit
Amsterdam en Timboektoe moeten vanuit totaal verschillende
leeromgevingen hetzelfde materiaal kunnen benaderen. Docenten die de
schrijvers van het materiaal nooit gezien hebben moeten het effectief
kunnen inzetten in hun onderwijs.
Dit is ongeveer de situatie waarin VOHA zich in 2006 bevond. De
docenten werken in teams aan duaal onderwijs dat met behulp van
Blackboard deels op afstand gevolgd wordt; flexiblisering wordt
belangrijker doordat de huisartsenopleidingen landelijk gaan
samenwerken.
2.
Analyse van de behoefte
Omdat de problemen zichtbaar worden in Blackboard, bestaat het gevaar
dat de oplossing meteen gezocht wordt in een ander softwaresysteem - een
zogenaamd CMS of LCMS (learning content management systeem). Daarom werd
er eerst geanalyseerd wat er eigenlijk wenselijk is - liefst niet in
termen van een systeem maar in termen van een oplossing van de
problemen.
Samengevat:
de kwaliteit van het materiaal moet conform onderling
overeengekomen standaarden zijn
het materiaal moet goed vindbaar zijn, zowel voor studenten als
docenten
het materiaal moet van verschillende kanten toegankelijk zijn
zonder dat er gekopieerd wordt
herkomst en status van het materiaal moeten ook buiten de
publicatiecontext zichtbaar zijn
een deel van het materiaal moet alleen voor specifieke doelgroepen
beschikbaar zijn
de verantwoordelijkheid voor materiaal en publicatie moet bij de
juiste mensen liggen
docenten mogen niet van het proces vervreemd raken
docenten hoeven geen taken te doen waar anderen beter in zijn
de betrokkenen moeten in een acceptabele tijd hun taken leren uit
te voeren
de kosten moeten verantwoord zijn
de oplossing moet duurzaam zijn
de oplossing moet snel beschikbaar zijn.
Levensloop van een document
Dit schema schetst de 'levensloop' van een document of van een groep
documenten (een 'leerobject'). In het WO is de docent (of
onderwijsontwikkelaar) doorgaans degene die nieuwe documenten produceert
en die bestaande documenten onderhoudt. De meeste docenten zijn niet in
staat deze documenten in technisch opzicht (structuur,
bestandsnaamgeving, opmaak, metadata) correct af te leveren en op te
slaan - al is het maar omdat je dat regelmatig moet doen om te kunnen
onthouden hoe het hoort. Daartoe is een redactie noodzakelijk die zowel
het praktisch werk uitvoert als zicht heeft op de inhoud en samenhang.
Indexbestand
Bij publicatie in Blackboard kunt u uw documenten
simpelweg in een folder ter beschikking stellen aan de studenten.
De bestandsnamen geven hun dan enige indicatie over wat wat is. U kunt
aan deze folder een toelichting toevoegen en de volgorde van de
documenten bepalen.
U kunt uw documenten echter ook eerst zelf ordenen in de
vorm van een web met een index. Die index kunt u dan zelf
vormgeven, waardoor de documenten veel gestructureerder verschijnen. Het
bouwen van zo'n index vraagt gevorderde kennis van Word of Frontpage.
Afbeeldingen (niet van VOHA-materiaal): links een folder
in eenBlackboardcourse
uit 2004 met afzonderlijke documenten. De structuur wordt door
Blackboard gegeven. Rechts dezelfde course in 2008, nu met een
indexbestand dat de documenten ontsluit. Indexbestand en documenten
staan op een externe server.
Als oplossing werd een combinatie van procedures en systemen gekozen.
Doorslaggevend daarbij was vooral de positie van de docenten, die
met Microsoft Office werken. Voor hen is het geen doen om uitsluitend
voor hun onderwijsmateriaal een ander systeem te gebruiken. Wel kunnen
ze leren systematischer te werken: met sjablonen en met metadata in de
bestanden (de bestandseigenschappen) kan een redelijke standaardisatie
worden bereikt.
Onderstaand schema geeft globaal de gekozen oplossing weer. Een
belangrijke rol is weggelegd voor de redactie: enkele mensen van
het secretetariaat die alle logistieke zaken regelen en zorgen voor
technische redactie en publicatie, en enkele inhoudelijk redacteuren die
ook regelmatig de standaarden en dergelijke bijstellen.
Qua computersysteem is besloten een weldoordachte mappenstructuur op
de instituutsschijf als basis te hanteren, en van daaruit de
documenten op een externe internetserver te plaatsen, voorzien
van indexbestanden. In de Blackboardcourses liggen uitsluitend
links naar deze indexbestanden. De studenten hoeven niet te merken dat
het materiaal buiten Blackboard staat.
Deze 'armemensenoplossing' voor de publicatie van materiaal is
tamelijk eenvoudig te realiseren, omdat elk instituut wel ergens een
internetserver heeft staan.
Er zijn wel enkele nadelen aan verbonden, zoals:
Je hebt toch weer een programmeur nodig om er een zoekprocedure op
te zetten;
Afscherming is niet geregeld;
Bij verandering van het adres moeten alle links in Blackboard
één voor één worden omgezet;
De status en de betrouwbaarheid van zo'n server zijn vaak niet
duidelijk geregeld.
4.
Surfgroepen, Sharepoint, Intranet
In de praktijk bleek het echter onmogelijk zo'n
externe server met zoekmogelijkheden en een zekere afscherming binnen
anderhalf jaar ter beschikking te krijgen. Op zoek naar beschikbare
serverruimte elders kwam al gauw SURFgroepen in beeld. Al uitproberend
en testend bleek dit een goede oplossing voor tenminste de korte termijn:
SURFgroepen bevatte zo ongeveer de gewenste functionaliteit van de
'armemensenoplossing', plus nog veel meer, waaronder de nodige echt
bruikbare functies.
SURFgroepen geschikt voor VOHA?
Praktische overwegingen:
Geen drempel: een handige docent kan direct beginnen
Geen kosten (SURF wordt door de instellingen betaald)
Goede ondersteuning
Functionaliteit:
Instellen van rechten is zeer verfijnd mogelijk
Werken met sjablonen en het beheren van versies gaan soepel
dankzij de MS-Office-integratie
Deeplinken werkt (een subsite kan binnen een frame van Blackboard
getoond worden)
Zoeken (ook op metadata) is op allerlei manieren mogelijk.
Tactische overwegingen:
MS Office, Windows, en Internet Explorer behoren tot de
standaardsoftware van een VOHA medewerkerscomputer
VOHA krijgt als instituut van UMC St.-Radboud een Intranet dat ook
met Sharepoint werkt.
Wat is SURFgroepen
SURF biedt met SURFgroepen een implementatie van
Microsoft Sharepoint, waarin alle medewerkers van de bij SURF
aangesloten onderwijsinstellingen eigen ruimte hebben voor het opzetten
van 'teamsites' (voor samenwerkings- projecten) en een persoonlijke
'mysite'. Daarin kunnen zij zelf weer anderen toelaten en rechten geven,
ook aan niet-medewerkers.
Microsoft Sharepoint onderscheidt zich van andere
samenwerkingsomgevingen doordat het sterk geïntegreerd is met Microsoft
Office en Internet Explorer op de computer van de gebruiker.
SURFgroepen onderscheidt zich van andere voorzieningen
doordat de toegang voor de doelgroep goed geregeld is en doordat
medewerkers er kosteloos gebruik van kunnen maken.
5.
Schermafbeeldingen
Onderstaande afbeeldingen geven een indruk van de VOHA-leeromgeving,
bestaande uit Blackboard van de RU en de onderwijsbank in SURFgroepen.
Klik op de afbeeldingen voor een 100%-weergave.
De cursisten benaderen het materiaal vanuit Blackboard (de standaard
digitale leeromgeving van de Radboud Universiteit).
In de Blackboardcourse ligt een link naar een indexbestand dat zelf
in de VOHA-onderwijsbank op Surfgroepen staat.
Het indexbestand geeft structuur en biedt links naar andere bestanden
die in de VOHA-onderwijsbank staan.
De onderwijsbank in een nieuw venster
Bestanden staan in een mappenstructuur geordend.
Zoeken in de onderwijsbank
In het Blackboardframe verschijnt een zoekpagina waarmee de cursist
geavanceerd in de onderwijsbank zoeken kan.
Zoeken kan specifiek in de metadatavelden (bestandseigenschappen) van
de Office-documenten in de onderwijsbank.
De VOHA-redactie zorgt voor toekenning en standaardisatie van de
metadat.
Beheer van documenten
Wie de juiste rechten heeft, kan beheer ter plaatse uitvoeren.
Sharepoint biedt een scala aan mogelijkheden.
Het hier getoonde 'download a copy' is het meest simpele - dat wat
een gewone website ook doet.
Typisch voor Sharepoint is echter, dat degene die de juiste rechten
heeft, en de juiste versie van Office, het document als het ware op de
server zelf wijzigen kan.
Werken met sjablonen
Onder de optie 'New' klapt een rijtje sjablonen (templates) open. Wie
in dit voorbeeld klikt op Powerpoint, maakt een nieuw PPT-bestand aan
volgens de VOHA-UMC-sjabloon.
Inhoudelijk is het anno 2015 grotendeels verouderd, hoewel
de inhoudelijke argumenten voor afweging tussen de verschillende
manieren van materiaalbeheer nog relevant kunnen zijn.
Status:
MUSEUM
Context
& colofon
U ziet een 'onderwijsadvieselement' dat ik in
mijn onderwijsadviespraktijk gebruik of
gebruikt heb.
Deze elementen zijn veelal achtergrondmateriaal bij workshops, cursussen
en advieswerk; bovendien worden ze gebruikt voor zelfstudie,
bijvoorbeeld in het kader van de BKO.
De meeste heb ik ontwikkeld bij
IOWO, dat
inmiddels opgeheven is. Ik werk ze af en toe bij, of ik laat ze juist historisch
intact; let op het jaartal en de status.
Onregelmatig maak ik ook nieuwe.
De index geeft u een overzicht van de
onderwerpen en statussen.
NB: Als u dit kunt lezen, heeft u vermoedelijk een afdruk in handen.
Deze onderwijsadvieselementen zijn evenwel ontworpen voor interactief gebruik, met als gevolg dat
essentiële informatie niet afgedrukt wordt; zo ziet u van een reeks afbeeldingen alleen de eerste.
Neem gerust contact met mij op voor anderssoortige presentaties van deze materie.
